Die e-Rechnung kommt - Bist du vorbereitet?
Die e-Rechnung wird zwischen Unternehmern ab 1. Januar 2025 zur Pflicht. Seit der Zustimmung des Bundesrats vom 22. März 2024 zum
Wachstumschancengesetz ist dies nun offiziell. Die nötigen Umstellungen solltest du schnell angehen! Die wichtigsten Informationen, Besonderheiten und Übergangsfristen für Ausgangsrechnungen findest du hier im Überblick.
Inhaltsverzeichnis
1. Chancen erkennen - Chancen nutzen
Die obligatorische Verwendung der e-Rechnung ab 2025 wird Voraussetzung für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführende Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer. Die transaktionsbezogenen Meldungen werden an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem) gesendet.
Auch wenn es jetzt zu einer regulatorische Vorgabe geworden ist, bietet die e-Rechnung im kaufmännischen Bereich zunehmend Potenzial. Bei der nationalen Einführung der e-Rechnung sieht der Gesetzgeber die Möglichkeit, die Digitalisierung - von Prozessen - in der Wirtschaft zu fördern. Ein einheitliches Rechnungsformat ermöglicht es Unternehmen untereinander einheitliche Prozesse für die Rechnungseingangsverarbeitung zu schaffen.
Durch die e-Rechnung sehen Experten weitere Chancen für Unternehmen:
-> effizientere Abläufe im Prozess der Rechnungserstellung und des -empfangs
-> überholte, weil noch auf Papier basierende Prozesse werden abgeschafft
-> Fehlerquellen werden reduziert - gerade bei manuellen Erfassungen
-> medienbruchfreie Prozesse werden geschaffen
-> Prozesse werden besser dokumentiert und nachvollziehbarer
Die zunehmende Digitalisierung soll Effizienz und Automatisierungen in den Prozessen schaffen und zudem Zeit, Kosten und Ressourcen einsparen. Auch "gedankliche" Ressourcen können eingespart werden, weil man sich auf andere unternehmerische Herausforderungen fokussieren kann.
Das ist der erste Schritt, der eine Basis für künftige Automatisierungen im Unternehmen schafft.
2. Alles Wichtige zur e-Rechnung im Überblick
Nicht in allen Fällen müssen Unternehmer zukünftig eine e-Rechnung erzeugen. Daher schauen wir uns an, wann der Unternehmer zur Ausstellung einer e-Rechnung verpflichtet ist, in welchen Fällen eine Rechnungsstellung in anderen Formaten erfolgen kann und welche Ausnahmen es gibt.
2.1 Wann bin ich zur Ausstellung einer e-Rechnung verpflichtet?
Die Verpflichtung, eine e-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), die im Inland ansässig sind.
Die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 2 UStG n.F. sind also:
- Der leistende Unternehmer ist ein im Inland ansässiger Unternehmer.
- Der Leistungsempfänger ist ein im Inland ansässiger Unternehmer.
- Die Leistung ist im Inland steuerbar
und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei.
2.2 Wann muss ich keine e-Rechnung ausstellen?
Keine Pflicht zur Ausstellung einer e-Rechnung besteht danach in folgenden Fällen:
- B2C-Umsätze: Der Unternehmer ist weiterhin nicht verpflichtet eine Rechnung für private Endverbraucher auszustellen (§ 14 Abs. 2 S. 1 UStG n.F.).
- Im Ausland steuerbare Umsätze (z.B. ruhende Lieferungen im Reihengeschäft, Werk- / Montagelieferungen im Ausland).
- Umsätze an im Ausland ansässige Unternehmer.
- Umsatz von im Ausland ansässigen Unternehmern.
- Steuerfreie Umsätze, die den Vorsteuerabzug ausschließen
2.3. Welche Formate gibt es für e-Rechnungen?
2.3.1 e-Rechnung vs. sonstige Rechnung
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) liegt nur vor, wenn
- sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
- eine elektronische Verarbeitung ermöglicht
- und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, fallen dann unter den neuen Begriff "sonstige Rechnung". Im Einzelnen gehören hierzu: PDF-Rechnungen, andere Bildformate, E-Mail und Word-Anhang zu einer E-Mail, Fax.
2.3.2 Formatanforderungen
Erfüllt werden die Formatanforderungen von:
a) XRechnung
Bei der XRechnung handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann.
Individuelle Ergänzungen wie Firmendesign, grafische Elemente, individuelle Schriftarten - Fehlanzeige! Individuelle Gestaltungen im Corporate Design können nicht verwendet werden.
b) ZUGFeRD
Wer schon einmal einen XML-Datensatz gesehen hat weiß, dass solche XRechnungen für Menschen nicht gut lesbar sind. Die Lösung: Das Format ZUGFeRD.
Das Format ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar" eine XML-Datei integriert ist. Sie ist also keine reine PDF-Datei.
Der Vorteil daran liegt auf der Hand: Die Rechnung kann sowohl der Mensch als auch die Maschine lesen. Und sie kann zudem an individuelle Firmendesigns angepasst werden.
Good to know:
Die neuen Begriffsdefinitionen gelten ab dem 1.1.2025: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt dann nicht mehr als elektronische Rechnung!
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung greift allerdings erst später.
2.4. Die Ausnahmen
Es gibt die folgenden Ausnahmen, bei denen weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden können:
1. Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV: Der Gesamtbetrag der Rechnung übersteigt nicht 250 €.
2. Fahrausweise i. S. d. § 34 UStDV
3. Was gilt für Rechnungsempfänger?
Was ist nun, wenn ich Leistungsempfänger bin und eine Rechnung bekommen soll?
Die neue e-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab dem 01.01.2025. Inländische Unternehmer müssen daher in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Regelungen empfangen zu können.
Auch Unternehmer, die ausschließlich Privatkunden haben, oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung, sollten dringend handeln.
Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine e-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die e-Rechnung.
Wichtig: Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte) müssen nach aktuellem Stand künftig ebenfalls in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können
Good to know:
Aktuell gibt es keine Vorgaben zur Übermittlung von e-Rechnungen.
Im ersten Schritt empfiehlt sich eine gesonderte E-Mail wie beispielsweise “invoice@” oder “rechnung@” einzurichten.
4. Die Übergangsregelungen
01.01.2025 bis 31.12.2026
Befristet dürfen weiterhin in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.
Es gilt ab 01.01.2025 die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung. Jedoch sieht der Gesetzgeber folgende Übergangsreglungen vor:
In diesem Zeitraum ist dies zulässig, wenn (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).
Bis 31.12.2027
Übermittlung bis 2027 ausgeführte B2B-Umsätze als sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, bei zusätzliche Voraussetzung:
der Rechnungsaussteller hat einen Vorjahresumsatz (2026)(Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.).
Unternehmer überschreitet die o.g. Grenze des Vorjahresumsatz (2026): Zu einem zwischen dem 1.1.2026 und 31.12.2027 ausgeführten Umsatz kann er Rechnungen bis Ende 2027 auch dann mittels EDI-Verfahren übermitteln, wenn die o.g. Extraktion nicht möglich ist (mit Zustimmung des Empfängers; § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 3 UStG n.F.).
Ab 01.01.2028
Zwingende Einhaltung der neuen Anforderungen an die e-Rechnungen und ihre Übermittlung.
Damit werden auch die Voraussetzungen geschaffen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem bzw. die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen. Um die Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats der elektronischen Rechnungen im Verordnungswege näher bestimmen zu können, wurde in § 14 Abs. 6 UStG n. F. eine neue Ermächtigung für das BMF aufgenommen.
5. Basis für neue Meldepflichten und Kontrollen
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant.
Die obligatorische Verwendung der e-Rechnung wird Voraussetzung für die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer. Die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführenden transaktionsbezogenen Meldungen werden an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem) gesendet. Das soll dann u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen.
Für das in 2028 geplante Umsatzsteuer-Meldesystem ist damit zu rechnen, dass dann perspektivisch für alle e-Rechnungen der Austausch über eine Plattform notwendig werden wird.
Zugleich können dadurch die Finanzbehörden neue Meldepflichten einführen: Die Unternehmensdaten werden in digitaler Form - nahezu in Echtzeit - tagesaktuell auswertbar.
Good to know:
Nach aktuellen Diskussionen kommt es zu Verzögerungen: eine Einführung wird voraussichtlich bis 2030/2032 verschoben.
6. Fazit: Werde fit für die e-Rechnung
Wie du siehst, an der e-Rechnung führt kein Weg vorbei. Bereits für das Jahr 2025 müssen Unternehmer in der Lage sein, e-Rechnungen anderer Unternehmer empfangen zu können.
Es gilt also, dass du dich fit für die e-Rechnung machst!
Empfehlenswert ist dabei zügig eine gesonderte E-Mail wie beispielsweise “invoice@” oder “rechnung@” einzurichten. Sofern diese nicht bereits schon vorhanden ist.
Die nötige Umstellung der Prozesse kann dabei durchaus eine Herausforderung sein, wenn du technisch noch nicht so weit aufgestellt bist. Der Zeit- und Ressourcenaufwand ist nicht zu unterschätzen und hängt stark von der Größe deines Unternehmens ab.
Am einfachsten und sichersten werden e-Rechnungen mit einer Online-Buchhaltungssoftware erstellt. Nutzt du bereits entsprechende Lösungen von bekannten und großen Software-Anbietern wie Lexoffice, SevDesk, Datev etc.? Dann ist davon auszugehen, dass diese Anbieter rechtzeitig für ihre Kunden rechtlich sichere Lösungen anbieten.
Das ist die gute Nachricht: Anwender sind damit gut aufgestellt.
Sie können sich nun darüber Gedanken machen, was sie intern vielleicht selbst noch weiter automatisieren könnten.